Hledáte snadný, ale jednoduchý způsob, jak spolupracovat a sdílet úkoly se svým týmem? Aplikace Microsoft Planner vám pomůže dělat jen to a další.

Od svého zavedení pomáhá aplikace Microsoft Planner různým týmům po celém světě tím, že jim pomáhá vytvářet nové plány, organizovat a přiřazovat různé úkoly, sdílet dokumenty, diskutovat prostřednictvím chatu o tom, na čem každý v současné době pracuje, a získat informace o pokroku každého úkolu.

Jednoduše řečeno, aplikace poskytuje vizuální způsob, jak organizovat týmovou práci, a zůstat informován o průběhu různých úkolů.

Tato aplikace je vytvořena pro Office 365, ale je k dispozici pouze uživatelům s plány předplatného sady Office 365 Enterprise (E1-E5), Business Essentials, Business Premium a Education.

To znamená, že není k dispozici pro vládní předplatné ani pro osobní použití.

Mezi úkoly, které můžete plnit v aplikaci Microsoft Planner, patří:

• Spolupráce s vaším týmem
• Připojte soubory, fotografie, dokumenty nebo odkazy
• Přidání kontrolních seznamů k úkolům
• Přidat komentáře k úkolům
• Označte úkoly štítky
• Nastavit a aktualizovat průběh úkolů
• Nastavit nebo přidat náhled obrázku pro úkoly
• Podívejte se na průběh svých plánů
• Zobrazit všechny úkoly a plány
• Dostávat e-maily o úkolech a plánech
• Odstraňte úkoly nebo plány
• Sledujte postup odkudkoli a na jakémkoli zařízení

Jak vytvořit plán v aplikaci Microsoft Planner

Microsoft Planner umožňuje vytvářet plán, organizovat a budovat tým, přiřazovat úkoly a získávat aktualizace pokroku.

Uživatelé, kteří jsou novým Microsoft Plannerem, mohou začít tím, že navštíví úlohy.office.com, vytvoří plány ve webové aplikaci a poté si své plány prohlédnou a aktualizují na mobilu. Stávající uživatelé mohou získat Plánovač prostřednictvím webu nebo mobilních platforem.

Chcete-li začít, postupujte takto:

1. Přihlásit se
2. Vytvořte plán
3. Přidejte úkol
4. Nastavte datum úkolu
5. Rozdělte své úkoly
6. Přidejte lidi z vašeho týmu
7. Přiřaďte úkoly různým členům týmu
8. Sledujte pokrok

Krok 1: Přihlaste se

Jak již bylo zmíněno, Microsoft Planner je k dispozici pouze pro předplatné na práci nebo do školy, takže k přihlášení se potřebujete přihlašovací údaje pro práci nebo školní účet.

Je důležité si uvědomit, že k používání aplikace nepotřebujete žádné instalace softwaru do počítače nebo jiného zařízení. Jednoduše se k němu připojíte pomocí webového prohlížeče.

Po přihlášení můžete provádět následující akce:

• Vstupte do svého pracovního nebo školního webu Planner
• Zobrazit, upravovat a vytvářet plány
• Zobrazení, úpravy a vytváření úkolů
• Chatujte se členy týmu
• Sledujte pokrok v plánech a úkolech

Postup přihlášení k programu Microsoft Planner:

1. Otevřete webový prohlížeč
2. Do adresního řádku zadejte http://office.com/signin nebo
3. Stiskněte klávesu Enter na klávesnici
4. Vyberte účet, pomocí kterého se chcete přihlásit
5. Zadejte svou e-mailovou adresu a heslo pro účet, který jste si vybrali
6. Přihlásit se

Poznámka: Pokud jste se již přihlásili nebo máte prostředí Office 365 pro své pracoviště, můžete se připojit přímo k Microsoft Planner prostřednictvím spouštěče aplikací.

Chcete-li to provést, postupujte takto:

1. V okně prohlížeče vyberte spouštěč aplikací
2. Vyberte dlaždici Planner na domovské stránce nebo v podokně aplikace
3. Připojte se k Planneru

Vytvoření účtu pomocí aplikace Microsoft Planner

Chcete-li se přihlásit, musí být vaše pracovní nebo školní instituce zaregistrována pro způsobilý plán Office 365, pak vám váš správce poskytne účet.

Pokud se přesto nemůžete přihlásit, obraťte se na svou práci nebo na technickou podporu školy.

Krok 2: Vytvořte plán

Jakmile se přihlásíte do programu Microsoft Planner, získáte přístup na web a budete mít možnost vidět plány dostupné pro každou z vašich skupin Office 365.

Existují dva různé typy plánů: veřejné a soukromé.

Veřejné plány jsou viditelné pro všechny ve vaší pracovní nebo školní organizaci, což znamená, že se objevují, kdykoli někdo v organizaci hledá plán, zatímco soukromé plány jsou viditelné pro konkrétní lidi přidané do plánu.

Poznámka: Pokud svůj plán nastavíte jako veřejný nebo soukromý, vaše skupina Office 365 bude také veřejná nebo soukromá.

Chcete-li vytvořit plán, postupujte takto:

1. Vyberte plán tak, že přejdete do Oblíbených plánů nebo Všechny plány (nový plán můžete také zahájit výběrem Nový plán)
2. Pokud vyberete Nový plán, zadejte název plánu

   

3. Vyberte, kdo uvidí váš plán
4. Chcete-li:

• Přidat popis
• Rozhodněte se, zda automaticky přihlaste nové členy k oznámení

1. Vytvořte plán

Poznámka: Vytvoření nového plánu také vytvoří novou skupinu Office 365. To usnadňuje spolupráci jak v Microsoft Planneru, tak v dalších aplikacích, jako jsou Outlook a OneDrive.

Jakmile vytvoříte plán, dalším krokem je přidání úkolů.

Krok 3: Přidejte úkoly, nastavte data a kategorizujte

Úspěšně jste se tedy přihlásili, vytvořili plán a nyní chcete do plánu přidat úkoly.

Přidávání úkolů jednoduše rozepisuje, co je třeba udělat a kým.

Postup přidání úkolů do plánu:

1. Do pole Úkol zadejte název úlohy
2. Vyberte Přidat úkol (můžete přidat několik úkolů zadáním názvu úkolu, pak stiskněte Enter a pokračujte v psaní, abyste přidali další. Pokud nevidíte pole Úkol, kliknutím na znaménko + plus jej zobrazíte, pak přidejte úkol

K úkolům můžete přidat další podrobnosti a určit vzhled na tabuli.

Microsoft Planner umožňuje s vytvořenými úkoly provádět následující činnosti:

• Pro každou úlohu nastavte obrázek náhledu. Chcete-li to provést, připojte k úkolu soubor, fotografii nebo odkaz nebo přidejte kontrolní seznam.

První fotografie, soubor nebo odkaz, který připojíte, se stane náhledem. Pokud chcete jako náhled použít jinou přílohu nebo místo toho použít popis, vyberte úkol a poté vyberte Zobrazit na kartě. Chcete-li náhled odstranit, zrušte zaškrtnutí políčka Zobrazit na kartě.

• Přidat začátek úkolu a datum splatnosti. Chcete-li to provést, vyberte úkol, poté přidejte počáteční datum a datum splatnosti.

Data lze také přidat kdykoli vytvoříte novou úlohu výběrem Nastavit datum splatnosti.

Pokud zjistíte, že datum je červené, znamená to, že úkol je zpožděn, i když stále probíhá.

• Označte úkoly štítky. Štítky vám pomohou rychle najít vlastnosti sdílené různými úkoly, jako je umístění, načasování a požadavky na úkol.

Chcete-li ke svým úkolům přidat štítky, přejděte na tabulí, vyberte úkol, vyberte barevná pole vpravo a poté vyberte vlajku, kterou použijete, a pojmenujte ji.

Krok 4: Přidejte lidi do svého týmu

Chcete-li do svého týmu přidat lidi, postupujte takto:

• Přejít na Planner
• Vyberte členy
• Zadejte jméno člena, kterého chcete přidat

Poznámka: v současné době můžete do své organizace přidávat pouze lidi. Existuje však vývoj, který uživatelům umožní přidávat lidi mimo jejich organizace. Můžete si zobrazit více aktuálně vyvíjených funkcí na cestovní mapě Office 365.

Jakmile přidáte lidi, můžete jim přiřadit úkoly.

Pokud potřebujete někoho odebrat ze seznamu nebo již nepotřebujete někoho ve svém plánu, postupujte takto:

1. Vyberte šipku vedle členů plánu
2. Zaměřte osobu, kterou chcete odebrat
3. Vyberte tři tečky
4. Zvolte Odstranit

Krok 5: Sledujte pokrok

• Nastavit a aktualizovat průběh úkolu. Aplikace Microsoft Planner roztřídí úkoly na nespuštěné, probíhající a dokončené.

Průběh můžete aktualizovat výběrem úlohy a poté pomocí rozbalovací nabídky Průběh. Pomocí kontrolního seznamu můžete sledovat průběh úkolů. Pokud však hledáte širší plán nebo chcete-li zobrazit celkový průběh úkolů, poskytne vám to zobrazení grafů. Jakmile úkol dokončíte, označte jej jako dokončený odkazem na něj a zaškrtnutím zaškrtávacího políčka.

Poznámka: Dokončené úkoly můžete zobrazit procházením seznamu úkolů a volbou Zobrazit dokončeno.

Jakmile jsou vaše úkoly nastaveny, můžete je uspořádat do kbelíků a přidat ty, se kterými budete při práci spolupracovat.

Jak získat e-mailová upozornění na úkoly

Někdy chcete sledovat své úkoly na cestách, a to je možné prostřednictvím e-mailových oznámení v aplikaci Microsoft Planner.

E-mailová oznámení se aktivují, jakmile vytvoříte plán, když jste přidali jako člena existujícího plánu, pokud jiný člen komentuje úkol, který jste okomentovali, pokud vlastník plánu zapne oznámení o činnosti úkolu nebo pokud jste přihlášeni k odběru plán.

Majitelé plánu mohou také zasílat oznámení prostřednictvím aplikace, do zdroje plánu, kdykoli je úkol přiřazen nebo označen jako dokončený.

Oznámení jsou ve výchozím nastavení obvykle vypnutá, abyste je mohli přijímat, musíte je zapnout.

Chcete-li dostávat e-mailová oznámení, postupujte takto:

• Vyberte tři tečky na pravé straně plánu
• Zvolte Upravit plán

  

• Vyberte možnost Odeslat oznámení o přiřazení úkolu a dokončení úkolu do zdroje konverzace plánu
• Zaškrtnutím políčka zapnete oznámení (chcete-li oznámení vypnout, zrušte zaškrtnutí stejného políčka).

Chcete-li se přihlásit k odběru plánu, vyberte tři tečky napravo od plánu a poté zvolte Sledovat plán ve složce Doručená pošta. Chcete-li se odhlásit, postupujte stejným způsobem, ale v doručené poště vyberte možnost Zastavit následující plán.

Výhody a nevýhody aplikace Microsoft Planner

Klady

• Organizujte týmovou práci a získejte více práce
• Snadné použití, protože jej můžete spustit jedním kliknutím
• Organizovat práci vizuálně
• Viditelnost a průhlednost
• Bezproblémová spolupráce s vaším týmem
• E-mailová upozornění na úkoly a plány
• Pracujte na všech svých zařízeních
• Dostupné kanály pro odesílání zpětné vazby v případě problémů s aplikací

Nevýhody

• Není k dispozici pro osobní ani vládní použití
• Aplikace není plně vyvinuta jako jiné aplikace pro týmovou spolupráci, jako je Asana, protože některé funkce jsou stále ve vývoji

Stáhněte si aplikaci Planner z Microsoft Office Store.

Sdílejte s námi své zkušenosti s aplikací Microsoft Planner v sekci komentářů níže.