V moderním konkurenčním obchodním světě čelí všechny organizace novým výzvám, pokud jde o trvalou produktivitu a vytváření nejodhodlanější pracovní síly. Získání cílového výstupu v jakékoli organizaci závisí většinou na konzistenci úrovně produktivity zaměstnanců.

V dnešním obchodním prostředí nemůže žádná organizace fungovat na nejvyšší úrovni produktivity, pokud se každý z jejích zaměstnanců nezaváže ke zlepšení organizační úrovně produktivity. To znamená, že zaměstnanci přispějí k růstu podniku.

Někteří vlastníci firem však bohužel mají tendenci selhat při sledování každodenní produktivity svých zaměstnanců a výsledkem je skutečnost, že jejich pracovní výkon bude mít negativní dopad na růst podniku a tuto věc nebude možné odhalit a kontrolovat.

Taková věc by zničila schopnost podniku dosáhnout svých cílů. Ale díky technologii a softwarovým nástrojům pro sledování produktivity zaměstnanců nemusí organizace čekat na příliš dlouho trvající programy hodnocení výkonu zaměstnanců, aby věděly, jak se jim daří v práci.

Hlavní důvody používání softwaru pro monitorování zaměstnanců

E-maily jsou primárním zdrojem porušení dat pro společnosti, protože zaměstnanci si musí vyměňovat informace prostřednictvím obchodní korespondence, takže je nezbytné zabezpečit a sledovat data, když musíte dodržovat zákony HIPAA, požadavky GRAMA a předpisy FINRA.

Na trhu existuje několik jednoduchých řešení pro dohled nad e-mailem, která vám pomohou monitorovat e-maily zaměstnanců a ujistit se, že kritická data nejsou záměrně ani neúmyslně sdílena. Programy pro sledování zaměstnanců zahrnují e-mailové monitorovací schopnosti a další nástroje pro sledování dalších činností zaměstnanců během výkonu jejich práce.

Dalším ústředním aspektem softwaru pro monitorování zaměstnanců je schopnost kontrolovat jejich činnost při používání vybavení společnosti, jako jsou její notebooky a stolní počítače. Tato řešení vám umožní zjistit, na které webové stránky přistupují vaši zaměstnanci, kteří jsou zaměstnanci, kteří obvykle stahují soubory, a když připojují nebo odebírají jednotky USB.

Tyto nástroje vás také mohou upozornit, když se vyhledávají konkrétní klíčová slova, která vyžadují obavy vaší společnosti. Patří mezi ně hledání zaměstnání, vyhledávání pornografie nebo vyhledávání související s konkurenčními kontakty.

Nejlepší nástroje pro sledování pracoviště vám nabídnou administrativní kontrolu, která vám umožní blokovat takové druhy činností a také omezit přístup k nevhodným nebo nezajištěným webům. Můžete úspěšně použít nástroje pro sledování práce vašeho zaměstnance a zjistit, co je zaměstnanec do dnešních dnů.

Co byste měli zohlednit právně a technicky?

Sledování e-mailů zaměstnanců se může jevit jako porušení ochrany osobních údajů zaměstnanců, ale Nejvyšší soud USA v roce 2010 rozhodl, že organizace a společnosti mohou legálně sledovat činnost zaměstnanců, když jsou v práci a při podnikání ' zařízení. To zahrnuje pagery, notebooky, jednotky USB a mobilní zařízení. Programy pro monitorování protokolů klíčů a pro zachycení hesel lze použít i v případě, že se kolem předmětu jejich použití vyskytuje určitá etická diskuse.

Je důležité si uvědomit, že federální vláda neklade omezení na monitorování internetu zaměstnanců. Na druhé straně existují některé jednotlivé státy, které dávají ochranu jako první.

Stále více států v současné době požaduje, aby zaměstnanci informovali své zaměstnance v případě, že jejich společnost monitoruje online aktivitu zaměstnanců, a to včetně stisknutí kláves a e-mailů. Tato oznámení lze zveřejnit v příručce pro zaměstnance nebo jako e-mailové připomenutí.

Stealth režim vs. transparentní režim

Když zaměstnavatelé takové monitorovací nástroje používají, mohou si vybrat možnost použití tajného nebo transparentního režimu.

Tajný režim je známý také jako tichý režim, což znamená, že zaměstnanci nemohou vidět skutečnost, že jsou sledováni. Vysoce kvalitní monitorovací nástroje budou zaměstnanci běžet neviditelné a nezjištěné.

Transparentní režim dohledu umožní vašim zaměstnancům vidět program sledování na jejich systémech. Takový software vyžaduje instalaci do každého jednotlivého počítače, včetně administrativního portálu. Nebude to tak snadné jako stealth režim, protože administrátoři budou muset zkontrolovat každou jednotlivou zprávu z každého systému, aby zjistili, jak si zaměstnanci vedou.

Jak fungují monitorovací nástroje?

Nástroje pro sledování zaměstnanců musí být nainstalovány na více systémech, včetně centrální stanice pro případ, že by zaměstnavatelé chtěli, aby je uživatelé nezjistili. Aby tento nástroj fungoval správně, musíte nejprve vypnout bránu firewall a po dokončení procesu instalace se znovu zapne.

Na druhou stranu je prakticky nemožné, aby program fungoval bez dalších oprav a programování, aby software pro monitorování PC mohl program obejít. Tím dojde k propíchnutí díry v bezpečnostním systému a díky tomu bude síť zranitelná vůči všem druhům malwaru, virů, spywaru atd.

Dávejte si pozor na skryté viry

Měli byste si být vědomi skutečnosti, že existuje mnoho nástrojů pro dohled nad zaměstnanci, které jsou ve skrytu viry, a přestože vám mohou poskytnout funkce keyloggingu a hesla, mohou také shromažďovat data za scénami a prodávat je, aby porušily zabezpečení organizace. Většina nástrojů pro sledování činnosti zaměstnanců může firewall obejít, ale stále je možné, že některé hrozby procházejí nezjištěnými.

Nasazení softwaru: Cloud a na místě

Dalším důležitým aspektem, který je třeba zvážit, je způsob implementace softwaru. Nejčastěji používanou možností je místní provoz a většina nástrojů ji nabízí. To vám umožní hostit program a data, která shromažďuje na vašem vlastním serveru. Toto řešení vyžaduje trochu více znalostí IT a nastavení může trvat déle. Cloudová řešení se naproti tomu snáze spravují a lze je nastavit rychleji než lokální nasazení.

Řešení, která vyhovují vašim potřebám

Rodičovský software a monitorovací software jsou dvě řešení, která monitorují využití osobního počítače. Jsou nainstalovány a používány na jednom počítači a nepředstavují stejné hrozby jako nástroje pro dohled nad e-mailem, jaké jsme již řekli při práci s firewally.

Monitorovací software a rodičovský software přicházejí s dalšími možnostmi, které jsou navrženy tak, aby zabránily kybernetickým útokům, spolu s nástroji pro sledování dětí a manželů, když jsou online.

Existuje mnoho podniků, které také hledají e-mailový software a aplikace, které sledují odchozí a příchozí zprávy na spyware, viry a trojské koně.

K dispozici je také software pro šifrování e-mailů, který může chránit osobní údaje a důležité informace při jejich přenosu příjemcům třetích stran. Tyto nástroje zajistí, že k citlivým datům budou přistupovat a používat je pouze jednotlivci, kteří informace skutečně potřebují, a zároveň je budou udržovat co nejbezpečnější.

Zde je pět nejlepších tipů pro sledování činnosti zaměstnanců:

Teramind

Teramind poskytuje software, který zefektivňuje proces shromažďování chování uživatelů na počítačích s cílem identifikovat podezřelé aktivity, sledovat efektivitu a efektivitu, detekovat možné hrozby a zajišťovat shodu v tomto odvětví. Posláním společnosti Teramind je omezit bezpečnostní incidenty tím, že poskytuje přístup k uživatelským činnostem v reálném čase tím, že nabízí varování, výstrahy, přesměrování a uzamčení uživatelů pro zajištění co nejbezpečnějšího a nejúčinnějšího podnikání a organizací.

Software je dodáván v možnostech nasazení na cloudu i v cloudu, aby vyhověl požadavkům jakékoli organizace.

Teramind dokáže úspěšně identifikovat, kteří uživatelé jsou pro vaše podnikání nejrizikovější, analýzou trendů v jejich chování. Můžete zjistit, jaké konkrétní zásady porušili, a poté je vzdělávat, abyste předešli budoucím incidentům.

Pomocí tohoto nástroje můžete také psát pravidla, která reagují na jakoukoli pozorovatelnou aktivitu uživatele, jako je blokování odesílání e-mailů nebo upozornění při tisku konkrétního dokumentu. Máte také možnost zaznamenávat a zaznamenávat veškerou aktivitu a přehrávají je jako video a analyzují metadata relací.

Chcete-li začít se softwarem, postupujte takto:

• Zaregistrujte se zdarma do monitorovacího softwaru zaměstnanců společnosti Teramind Basic Cloud.
• Nainstalujte monitorovací agenty do počítačů, které chcete sledovat, a rozhodněte se o možnostech úplného nebo částečného řízení.
• Pro přizpůsobení platformy vašim potřebám musíte přizpůsobit každé nastavení výstrah a monitorování.
• Můžete přistupovat ke všem funkcím z platformy softwaru pro jedinečné monitorovací funkce, které zvyšují zabezpečení i produktivitu.

HipChat

HipChat funguje docela dobře jako doplňkový nástroj pro platformy ve stylu WorkZone. Jedná se o nástroj pro správu času, který je v podstatě instant messenger, který je vytvořen pro pracoviště. Budete jej moci použít k nastavení trvalých chatovacích místností nebo komunikaci 1-na-1.

Jednou z jeho nejužitečnějších funkcí je úplná historie chatu a nyní zaměstnanci, kteří zmeškali schůzku na HipChat, už nebudou muset přerušit někoho jiného, ​​aby dohnali, budou muset jen relaci znovu prohlédnout a rychle ji procházet.

Tento software pro sledování času je důležitým nástrojem ke kontrole každodenního výkonu práce zaměstnanců a může se ukázat jako příležitost zjistit, které strategie vedou k nejvyšší produktivitě.

WorkiQ

WorkiQ je nástroj, který sleduje chování zaměstnanců počítače a poskytuje zprávy o jejich času stráveném v neproduktivních a produktivních aplikacích. Přístrojová deska nástroje poskytuje jasné vizuální informace, které vám řeknou, kteří zaměstnanci a aktivně se zabývají jejich prací a které jsou neustále rozptylovány.

Tento nástroj vám umožňuje kategorizovat všechny druhy činností, sledovat procesy napříč všemi aplikacemi a porovnávat, jak různí uživatelé zpracovávají podobné pracovní jednotky. Řídicí panely poskytují následující výhody:

• Identifikace neproduktivního chování v okamžiku výskytu
• Spotting a také odměňování produktivní chování
• Porovnání skutečné produktivity zaměstnanců, včetně mixu a složitosti práce, kterou zaměstnanci zvládnou
• Správa vzdálených pracovníků
• Identifikace špičkových interpretů, aby bylo možné replikovat jejich procesy v čase
• Zlepšení distribuce práce pomocí identifikace nedostatečně využívaných dovedností nebo přepracovaných zaměstnanců

DeskTime

DeskTime je jednoduchá a bezpečná aplikace pro sledování času, která vám umožní zvýšit efektivitu a produktivitu vaší společnosti. Pomocí tohoto nástroje můžete snadněji sledovat denní aktivitu, pracovní neschopnost, práci přesčas a dovolenou vašich zaměstnanců. Budete mít jasný přehled o pracovním postupu vašeho týmu. S aplikací DeskTime můžete sledovat aplikace, adresy URL a také čas offline a můžete také přistupovat k podrobným údajům o tom, jak vaši zaměstnanci používají aplikace a weby, a co dělají, když nejsou online.

Tento nástroj nabízí vaše automatické snímky obrazovky a sledovače míry aktivity, které vám umožní sledovat čas strávený na jednotlivých projektech. DeskTime poskytuje podrobné informace a přehledy pro fakturaci a můžete je použít k snadnému přizpůsobení, stahování a odesílání zpráv CSV, abyste svým klientům poskytli co nejpřesnější informace o množství práce a času stráveném na všech projektech vyvinutých firmou..

Můžete dohlížet na místní a vzdálené týmy jak z mobilního telefonu, tak z počítače, a tak můžete ušetřit čas prohlížením zpráv o výkonu vaší firmy, když jste na cestách. Tým podpory nástroje je k dispozici prostřednictvím chatu, hlasové schránky a také e-mailem. Tým společnosti DeskTime dodržuje průmyslové bezpečnostní standardy, aby zajistil osobní údaje, které jim byly poskytnuty.

Asana

Asana je nástroj, který nabízí úkoly, projekty, dashboardy a konverzace, aby týmům umožnil efektivnější pohyb práce od začátku do konce. Můžete jej použít k zobrazení průběhu jakéhokoli projektu, aniž byste naplánovali stavovou schůzku nebo nemuseli odesílat e-maily. Pomocí tohoto nástroje budete moci pomocí vlastních polí sledovat vše, co je pro vás velmi důležité, ať už jde o chyby, uchazeče o zaměstnání nebo potenciální zákazníky.

Můžete uspořádat své úkoly do sdílených seznamů nebo tabulek pro všechna vaše setkání, programy a iniciativy. Sekce a sloupce vám umožní přizpůsobit Asanu tak, aby odpovídala vašim pracovním postupům a přidávala strukturu do všech vašich projektů.

Budete moci rozdělit práci úkolu na menší části nebo rozdělit práci mezi více projektů, a když se jeden úkol stane velkým a důležitou iniciativou, budete jej moci rychle proměnit v projekt.

Chování zaměstnanců je nepředvídatelné a pomocí těchto skvělých nástrojů budete moci zvýšit jejich efektivitu v práci a celkovou produktivitu vašeho podnikání. Procházejte je všemi a vyberte si svůj oblíbený podle svých potřeb. Zaručujeme vysokou kvalitu všech nástrojů, o nichž jsme diskutovali výše, pro sledování činnosti vašich zaměstnanců v práci.